1. Klubbens faciliteter er som hovedregel forbeholdt medlemmerne. Der kan undtagelsesvist gives tilladelse til et medlem (over 25 år) for benyttelse af klubbens faciliteter til private arrangementer, såfremt der ikke er andre aktiviteter og kun hvis udlånet kan ske uden gene for klubbens drift eller for medlemmerne. Det vil være en vurdering fra gang til gang, og bestyrelsens kontaktperson er Per Bigum-Hansen Mail.
Mobil. 20653646. Et udlån er først godkendt, når det fremgår af kalenderen på klubbens hjemmeside.
2. For lån af klublokale med tilhørende faciliteter opkræves et beløb på 500,- kr. pr. arrangement. Gebyret betales ved reservation og tilbagebetales ikke, dersom arrangementet aflyses af låneren. Hvis klubben finder det nødvendigt at annullere udlånet, – f.eks. som følge af et opstået behov for klubaktivitet – tilbagebetales gebyret.
3. Antallet af deltagere i privat arrangement, der involverer lån af og ophold i klublokale må ikke overstige 30 personer.
4. Ved lån af klublokale, skal det (medmindre andet aftales) være muligt for medlemmer uhindret at benytte omklædningsrum, motionsrum, bådehal samt tilhørende klargøringsplads for både herunder broer.
5. Der må ikke foregå aktiviteter, hverken indendørs eller udendørs, der kan genere naboer. Alle former for rygning indendørs eller på klubbens matrikel er forbudt.
6. Efter ethvert udlån skal der ske oprydning og om nødvendigt lettere rengøring af de brugte faciliteter. Oprydningen skal være afsluttet senest kl. 1000 den efterfølgende dag. Oprydning omfatter bl.a. opvask og tømning af affaldsspand.
7. I tilfælde af skade på inventar ved private arrangementer, skal låneren erstatte det skadede inventar. Ved skade på bygningen (som er dækket af husforsikringen), skal låneren betale klubbens selvrisiko (4.500 kr.).
8. Udlån af faciliteter til medlemmer fra andre roklubber under DFfR eller DKF eller idrætsforeninger i Ringsted Kommune kan ligeledes godkendes, såfremt der er tale om et forenings- eller kommunalt arrangement.
9. Udlån af faciliteter til alle andre betragtes som udleje og skal som udgangspunkt håndteres ved særskilt lejekontakt.
VI skal have udpeget en kontaktperson, og hvis ikke andre melder sig, kan jeg evt. fortsætte med at være kontaktperson. Jeg har i hvert fald adgang til klubbens kalender.
I en orienteringsmail til medlemmerne kan du måske bruge noget af nedenstående:
Kære medlemmer af Ringsted Søsportscenter,
Bestyrelsen har udarbejdet et sæt retningslinjer for udlån af klubfaciliteter til medlemmernes private arrangementer. Bestyrelsen vil gerne give denne mulighed til sine medlemmer, så længe det kan ske uden at genere klubaktiviteterne. Derfor tages der stilling fra gang til gang, og der kan ske annullering af udlånsreservationer foretaget lang tid i forvejen, hvis der opstår behov for klubaktiviteter. Der hviler et stort ansvar på det medlem, der står som låner. Låneren er ansvarlig for samtlige deltagere/gæster, og at alle følger retningslinjerne for adfærd. Låneren vil også blive gjort økonomisk ansvarlig, hvis der sker skade på bygninger eller inventar.